1: Planys retningslinjer for antikorrupsjon

Plany skal drive sin virksomhet etter forsvarlige, etiske og sunne forretningsprinsipper og overholde alle lover og regler. Plany vil ikke tillate eller tolerere involvering i noen form for korrupsjon. Det er et krav til alle Planys ansatte at de til enhver tid fullt ut overholder Planys retningslinjer for antikorrupsjon, og ingen Plany-ansatt kan gi en annen Plany-ansatt fullmakt til å avvike fra denne. Ethvert brudd på relevant korrupsjonslovgivning vil bli ansett som et grovt brudd på arbeidstakerens plikter overfor Plany, og vil mest sannsynlig resultere i avslutning av arbeidsforholdet eller andre passende sanksjoner. 

2: Om denne manualen

Denne manualen gir en oversikt over Planys retningslinjer for antikorrupsjon og forklarer de grunnleggende rettslige og etiske krav som Planys ansatte må følge for å unngå å bli involvert i korrupsjon når de utfører oppgaver for Plany. Avdelingslederne har ansvaret for å gjøre reglene i manualen kjent i sin organisasjon og for å fremme en kultur for bevissthet om og overholdelse av reglene. De er videre ansvarlige for å kontrollere at reglene faktisk blir overholdt. Alle Planys ansatte er pålagt å følge de prinsipper som gjennomgås i denne manualen, og skal også ta nødvendige skritt for å sikre at Planys uavhengige forretningspartnere, herunder leverandører og kunder, ikke tar del i korrupsjon eller andre illegale eller uetiske aktiviteter i forbindelse med sine forretninger med Plany.

3: Veiledning og rapportering

I ditt daglige arbeid bør du søke veiledning fra og rette eventuelle spørsmål vedrørende korrupsjon til din nærmeste overordnede. Du kan også kontakte Administrasjonen i Plany ved administrerende direktør Kjell Åge Saure, telefon: 974 77 018. Hvis du har noen spørsmål vedrørende denne manualen eller korrupsjonslovgivning.

Manglende overholdelse av korrupsjonslovgivningen og Planys retningslinjer for antikorrupsjon er et alvorlig brudd på Planys forretningsprinsipper og kan påføre Plany stor skade. Hvis du har grunn til å tro at ansatte eller agenter som representerer Plany er involvert i eller har til hensikt å involvere seg i korrupsjon, skal dette rapporteres til overordnet. 

4: Hva er korrupsjon?

Internasjonale konvensjoner og avtaler innenfor FN, Verdensbanken, Det internasjonale pengefondet (IMF), WTO, Organisasjonen av amerikanske stater, OECD og EU pålegger deltakerlandene å implementere omfattende nasjonal lovgivning mot korrupsjon. Korrupsjon er forbudt i de fleste land i verden. Det er viktig å være klar over at norsk og annen nasjonal korrupsjonslovgivning gjelder uavhengig av hvilket land handlingene er utført i, og uavhengig av om korrupsjon er lovlig etter vedkommende lands nasjonale lovgivning. I praksis kan personer og selskaper bli tiltalt etter nasjonal korrupsjonslovgivning for handlinger begått hvor som helst i verden. Særlig den amerikanske regjeringen håndhever ekstraterritoriell jurisdiksjon for å forfølge korrupsjon hvor som helst i verden, i henhold til U.S. Foreign Corrupt Practices Act (FCPA).

Etter Planys antikorrupsjonsmanual vil korrupsjon omfatte ethvert forsøk på direkte eller indirekte (gjennom mellommenn):

• Å gi eller tilby noen en utilbørlig fordel på grunnlag av stilling, verv eller oppdrag (aktiv korrupsjon), eller
• Å kreve, motta eller akseptere et tilbud om en utilbørlig fordel på grunnlag av stilling, verv eller oppdrag (passiv korrupsjon)  

5: Konsekvenser av manglende overholdelse

De mulige konsekvensene av manglende overholdelse av korrupsjonslovene er alvorlige:

• Selskaper kan forbys å gjøre forretninger i visse land eller bransjer eller med visse regjeringer eller forbys å delta i offentlige anbud
• Selskaper kan bli holdt ansvarlig for erstatningskrav fra tredjeparter som har lidt skade på grunn av den korrupte aktiviteten, f.eks. konkurrenter som kan ha gått glipp av forretningsmuligheter
• Korrupsjon resulterer ofte i negativ publisitet som kan være svært skadelig for et selskaps renommé og forretningsforbindelser
• Personer som er innblandet i korrupsjon risikerer strafferettslige sanksjoner, herunder bøter og fengsel

6: Forholdet til kunder, leverandører og offentlig tjenestemenn

Plany skal opptre på en åpen, etisk og lovlig måte overfor alle potensielle eller eksisterende kunder, leverandører og offentlige tjenestemenn. Plany skal alltid utføre sine kontraktsforpliktelser i samsvar med betingelsene i den aktuelle kontrakten med mindre avvik er godkjent av de rette linjelederne og behørig dokumentert i selskapets arkiver. Kontantutbetalinger e.l. eller utbetalinger til uautoriserte mottakere eller kontonumre skal ikke aksepteres.

Alle salgs- og markedsføringsaktiviteter, dekning av tredjeparters utgifter, utbetalinger og kontraktsutførelse på vegne av Plany skal være åpne og transparente både internt og vis à vis Planys motparter. Enhver invitasjon til enkeltpersoner til å delta i arrangementer eller aktiviteter som er helt eller delvis betalt av Plany, skal rettes til det relevante ledelsesnivå i den aktuelle juridiske enhet eller offentlige instans. Det må utvises særlig forsiktighet i forhold til offentlige tjenestemenn og i situasjoner der mottakeren på det aktuelle tidspunkt har en stilling der han eller hun kan foreta skjønnsmessige avgjørelser eller handlinger som kan være fordelaktige for Plany. Planys ansatte må konsultere sine overordnede hvis det er noen som helst tvil om spesielle markedsførings- eller serviceaktiviteter er i overensstemmelse med Planys eller den aktuelle tredjeparts retningslinjer for antikorrupsjon.

Alle utgifter skal godkjennes i henhold til selskapets standardprosedyrer og dokumenteres og registreres i samsvar med rett regnskapsstandard. Planys ansatte må ikke under noen omstendighet motta fra eller gi til en leverandør eller forretningspartner noen form for utilbørlig fordel, herunder personlige rabatter, provisjoner, udokumenterte prisavslag etc. 

7: Reise- og representasjonsutgifter

Betaling for rimelige og reelle utgifter i forbindelse med seminarer, reise, måltider, overnatting og arrangementer for potensielle og eksisterende kunder kan være tillatt dersom disse utgiftene er direkte relatert til markedsføring, demonstrasjon eller beskrivelse av Planys produkter og tjenester eller til kontraktoppfyllelse.

Betaling av utgifter til reise, måltider, overnatting eller arrangementer for familiemedlemmer eller venner av offentlige tjenestemenn eller forretningsforbindelser er ikke tillatt.

Selv om utveksling av gaver med kunder, leverandører og forretningspartnere er en vanlig del av internasjonal forretningsvirksomhet, skal ikke Plany under noen omstendigheter tilby gaver i form av penger. Gaver, bortsett fra penger, kan imidlertid tillates dersom:

• De har minimal økonomisk verdi, er en sjelden foreteelse og gis i situasjoner der det er klart passende
• De ikke gis i en sammenheng eller på en måte som gir grunn til å tro at mottakeren vil holde en slik gave eller fordel skjult fra sine overordnede. Gaver bør f.eks. sendes til mottakerens kontoradresse ved den aktuelle juridiske enhet eller offentlig instans
• De ikke gis som motytelse for noen fordel

8: Forholdet til agenter og andre representanter

Plany tolererer ikke korrupsjon fra sine agenter eller representanter. Agenter og andre representanter som opptrer på vegne av Plany, skal etterleve samme antikorrupsjonsstandard som Plany. Plany skal alltid opptre med nødvendig aktsomhet og ta de nødvendige skritt for å sikre at Planys agenter og andre representanter overholder Planys antikorrupsjonsstandard